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Alerta15.08.2016

A Convenção da Apostila e a eliminação da exigência de legalização de documentos estrangeiros

Por:

José Luiz Homem de Mello; Karen Ferraz de Aguiar Schiavon

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O presente complementa o artigo publicado em janeiro de 2016 ("A Convenção da Apostila e a eliminação da exigência de legalização de documentos estrangeiros") ("Artigo") a respeito da Convenção de Haia ou Convenção da Apostila, celebrada em Haia em 5 de outubro de 1961 ("Convenção da Apostila") cujo objetivo foi racionalizar e simplificar as etapas e meios de utilização de documentos estrangeiros entre os países signatários, por meio da supressão das legalizações em repartições consulares e diplomáticas. 

Conforme descrito no Artigo, o Governo brasileiro depositou no dia 2 de dezembro de 2015 junto ao Ministério das Relações Exteriores dos Países Baixos o seu instrumento de adesão à Convenção da Apostila, que foi promulgada no ordenamento jurídico brasileiro por meio do Decreto 8.660, de 29 de janeiro de 2016 e que estará vigente no Brasil a partir do dia 14 de agosto de 2016. 

Em 22 de junho de 2016, foi publicada também a Resolução 228 emitida pelo Conselho Nacional de Justiça ("CNJ"), que regulamentou a aplicação, no âmbito do Poder Judiciário, da Convenção da Apostila e instituiu o chamado Sistema Eletrônico de Informação e Apostilamento ("SEI Apostila"), como um sistema único para a emissão de Apostilas em território nacional e a consequente eliminação da exigência de legalização de documentos produzidos em território nacional e destinados a produzir efeitos em países partes da convenção. Atualmente, 111 países são signatários e partes da Convenção da Apostila, incluindo Alemanha, Estados Unidos, França, Itália, Japão, Reino Unido, dentre outros (China e Canadá são exemplos de países que não aderiram à convenção). 

I. Funcionamento do Sistema da Apostila 

(i) Documentos Produzidos em Território Nacional

Com o SEI Apostila, será necessário apenas que o interessado se dirija a um cartório[1] extrajudicial ("Cartório")[2], inicialmente em todas as capitais do país, e solicite o "apostilamento" do documento produzido em território nacional para torná-lo válido no exterior, desde que perante um Estado que também seja signatário da convenção. A Apostila será impressa em papel especial, produzido pela Casa da Moeda, receberá um QR Code e será adesivada ao documento apresentado. O documento será digitalizado pelo próprio Cartório e armazenado juntamente com a versão digital da Apostila emitida. Dessa forma, será possível atestar tanto a veracidade da Apostila, quanto sua vinculação ao documento apostilado.

Além disso, a Apostila brasileira terá uma inovação ainda não utilizada em nenhum lugar do mundo: a inclusão de um link que realiza a vinculação da Apostila impressa ao processo digital de "apostilamento" e ao documento apresentado ao Cartório. Acessando o endereço do link que consta da Apostila impressa, será possível visualizar, no exterior, o processo digital de emissão da Apostila daquele documento e a imagem digital do documento que foi apresentado no momento da emissão da Apostila. Com isso, será possível confirmar a autenticidade do que é apresentado. 

(ii) Documentos Produzidos no Exterior

Com relação aos documentos oriundos do exterior que devam produzir efeitos no Brasil, a partir do dia 14 de agosto de 2016 estarão dispensados do processo de legalização diplomática ou consular no país de origem, bastando que sejam "apostilados" pela Autoridade Competente do Estado estrangeiro definida pela legislação local para os fins da Convenção da Apostila.

 Interessante notar que deverão ser aceitos no Brasil a partir de 14 de agosto de 2016 documentos estrangeiros, ainda que tenham sido apostilados em data anterior a 14 de agosto de 2016, nos termos do artigo 2º da Resolução 228.

Desta forma, os documentos produzidos em território nacional e destinados ao exterior, quando recebam Apostila emitida por Autoridade Competente em nosso país, passarão a ter validade imediata em todos os demais Estados partes da Convenção. Ao mesmo tempo, passarão a ser aceitos no Brasil documentos estrangeiros contendo Apostila emitida por Autoridade Competente desses Estados.

Para que a Apostila possa ser aposta ao documento particular produzido em território nacional, será necessário o prévio reconhecimento das firmas constantes do mesmo. Da mesma forma, nos termos do artigo 1º, letra (d) da convenção, os documentos estrangeiros destinados a produzir efeitos no Brasil deverão passar por processo semelhante no exterior (a chamada notarização)[3]. O fluxograma constante do Anexo I resume o processo de "apostilamento" descrito nos itens (i) e (ii) acima.

II. Considerações Gerais sobre o Tema 

O processo de validação tradicional por meio da legalização diplomática ou consular continuará sendo realizado e/ou aceito pelo Brasil para documentos a serem utilizados em países que não são signatários da convenção e/ou com relação a documentos emitidos por esses países que devam produzir efeitos no território nacional. Sendo assim, é necessário verificar se o país de origem do documento ou ao qual ele se destina é signatário ou não da Convenção da Apostila. Essa verificação pode ser feita por meio do acesso ao site do CNJ ("www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais") ou pelo site da Convenção de Haia ("www.hcch.net").

É importante ressaltar também que serão aceitos até 14 de fevereiro de 2017 os documentos estrangeiros legalizados anteriormente a 14 de agosto de 2016 por Embaixadas e Repartições Consulares brasileiras em países partes da Convenção da Apostila.

A Resolução 228 estabelece que é de responsabilidade do Poder Judiciário implementar as disposições da Convenção da Apostila em território nacional. Ademais, o mesmo órgão deverá fiscalizar os serviços notariais e de registro, nos termos do art. 236, § 1º, da Constituição Federal e dos art. 37 e 38 da Lei 8.935, de 18 de novembro de 1994.

Por fim, o CNJ será responsável por manter interlocução com entidades e autoridades nacionais e estrangeiras, assim como com a Conferência da Haia de Direito Internacional Privado sobre assuntos relacionados à Convenção da Apostila, para o que poderá coordenar-se com o Ministério das Relações Exteriores. 

III.    Conclusões 

Não há dúvidas de que a entrada em vigor, no território nacional, do sistema de "apostilamento" previsto pela Convenção da Apostila trará celeridade aos negócios envolvendo partes brasileiras e estrangeiras e reduzirá o tempo anteriormente empregado no processo de legalização consular e diplomática dos documentos domésticos e/ou estrangeiros.

Entretanto, mediante entendimentos informais mantidos com representantes de cartórios da capital, fomos informados de que o SEI Apostila ainda não estará pronto para operar a partir do dia 14 de agosto de 2016 por questões de natureza operacional e por estarem ainda em treinamento os agentes que ficarão responsáveis por sua implementação. Espera-se que até o final do mês de agosto o sistema esteja em funcionamento para permitir o "apostilamento" de documentos produzidos no Brasil destinados a produzir efeitos no exterior.

Com relação aos documentos estrangeiros, uma vez devidamente apostilados pela Autoridade Competente no país de origem, deverão ser aceitos no Brasil a partir de 14 de agosto de 2016.

A esse respeito, vale ressaltar que continua em vigor a necessidade de tradução juramentada e registro em cartório de títulos e documentos dos documentos oriundos do exterior para que produzam efeitos no território nacional, nos termos do artigo 129, item 6, da Lei 6015, de 31 de dezembro de 1973.

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[1] De acordo com a Resolução 228, são Autoridades Competentes para a aposição da Apostila em documentos produzidos no território nacional as Corregedorias Gerais de Justiça e os Juízes Diretores do foro nas demais unidades judiciárias, comarcas ou subseções, quanto a documentos de interesse do Poder Judiciário, e os titulares de cartórios extrajudiciais, nos limites de suas atribuições.

[2] Fomos informados de que, inicialmente, os cartórios de notas serão as Autoridades Competentes para a emissão da Apostila em documentos produzidos no território nacional, mas todos os demais cartórios, independentemente da sua atribuição, estão autorizados a fazê-lo, desde que possuam o instrumental necessário.

[3] A Convenção de Haia aplica-se apenas aos chamados "atos públicos" e o artigo 1º, item (d) da convenção estabelece que assim serão consideradas as declarações oficiais (tais como o reconhecimento de assinaturas) apostas em documentos particulares que, portanto, poderão ser "apostilados". 

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